Business Process Management (BPM), Workflow and DMS Solutions by COSA

Workflow DNHK
COSA Approve PDF Drucken

Met COSA Approve biedt COSA BV een moderne document lifecycle management oplossing. Gebaseerd op de COSA BPM-Engine en het COSA Document Management Systeem, helpt COSA Approve bedrijven bij het  uitvoeren van centrale taken op het gebied van het creëren, beheren, vrijgave en publiceren van documenten. De verschillende fases van deze taken worden gedefinieerd in praktische procesmodellen. Dit zorgt er voor dat voldaan wordt aan de kwaliteitseisen en biedt tegelijkertijd maximale vrijheid aan gebruikers in hun werk.

Creëren van documenten
Tijdens het maken van documenten worden eerst alle eisen, deadlines en verantwoordelijkheden vastgelegd. Als de auteur het gemaakte document heeft verzonden, wordt de verantwoordelijke gebruiker geïnformeerd en kan deze controleren of het voldoet aan alle eisen. Met het accepteren van het document is het creatie proces voltooid.

Versiebeheer en vrijgave
Alle documenten worden geadministreerd in het bijbehorende COSA document management systeem. Behalve het automatisch toevoegen van revisies na het aanbrengen van wijzigingen in een document, biedt COSA Approve de mogelijkheid om verschillende versies van een document te creëren. Dit zorgt voor een goed onderhouden administratie van de verschillende behandelingen van een zaak. Als een versie gefinaliseerd is, wordt het automatisch aangeboden ter aftekening, om er zeker van te zijn dat de publicatie de kwaliteitscontrole heeft doorlopen.

Publicatie
COSA Approve ondersteunt en documenteert de publicatie van documenten. Het is in COSA Approve mogelijk om documenten te verzenden als email, maar ook het versturen van normale post kan worden vastgelegd. Indien andere publicatie mogelijkheden gewenst zijn, kunnen deze, afhankelijk van de actuele systeem omgeving, zonder enig probleem worden geïnstalleerd .


Administratie van gebruikersrechten
Een verdere karakteristiek van COSA Approve is de op rollen gebaseerde administratie van gebruikersrechten . Alleen geautoriseerde personen hebben het recht om documenten te lezen of te wijzigen. Alle rechten van een document kunnen zodanig worden aangepast dat flexibel op situaties kan worden ingespeeld.

COSA Approve helpt organisaties om geld en tijd te besparen door middel van controle op het proces. De oplossing kan individueel worden aangepast aan de eisen en wensen van de organisatie.